Nhiều lúc quán đông, khách quét mã VietQR xong đưa màn hình rồi đi ngay, bạn chưa kịp nhìn thông báo ngân hàng. Đến tối mệt nhoài, mở app ngân hàng ra thấy hàng trăm giao dịch lớn nhỏ mà không biết khoản 35.000 đồng của vị khách hồi chiều đã thực sự vào tài khoản hay chưa. Thất thoát tiền bạc ở các quán ăn, tiệm nail hay cửa hàng tạp hoá thường bắt đầu từ chính những sơ hở nho nhỏ như vậy.
Vì sao VietQR dễ nhầm lẫn nếu không đối soát ngay?
Thanh toán qua mã VietQR chuyển khoản ngân hàng đã thành thói quen hàng ngày của khách mua tạp hoá, ăn uống hay làm móng. Tuy nhiên, việc nhận tiền qua mã QR tĩnh dán tại quầy vẫn tồn tại một số rủi ro rình rập:
- Khách đưa màn hình chuyển khoản giả: Nhiều đối tượng dùng app chỉnh sửa ảnh hoặc tạo lệnh chuyển tiền hẹn giờ rồi huỷ ngay sau khi rời tiệm.
- Thông báo ứng dụng ngân hàng bị chậm: Những lúc mạng chập chờn, thông báo biến động số dư có thể về trễ, mà bạn không thể giữ khách đứng chờ quá lâu.
- Rất khó nhớ đơn giá nhỏ vào cuối ngày: Tiệm nail làm bộ móng 80.000 đồng hay quán cà phê bán ly bạc xỉu 25.000 đồng, dồn cả ngày vài chục đơn là không tài nào nhớ nổi khách nào đã trả đủ tiền.
Tạo nhóm Zalo ghi thu chi chỉ mất 1 phút
Không cần tốn tiền mua phần mềm quản lý phức tạp, bạn hoàn toàn có thể tận dụng ngay Zalo trên điện thoại để tạo sổ đối soát thu chi cực đơn giản.
- Mở ứng dụng Zalo, bấm vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên phải màn hình điện thoại.
- Chọn Tạo nhóm mới, đặt tên nhóm là "Đối soát VietQR - Tiệm" (bạn có thể thêm nhân viên ca làm vào nhóm này nếu quán có người phụ).
- Vào phần tùy chỉnh nhóm chat (biểu tượng 3 dấu gạch ngang), chọn Ghim lên đầu để nhóm chat luôn xuất hiện ở vị trí đầu tiên mỗi khi bạn mở Zalo.
Quy trình 3 bước ghi thu và đối soát 5 phút mỗi tối
Đừng dồn tiền cả tuần mới kiểm tra, hãy dành đúng 5 phút trước khi đóng cửa tiệm mỗi tối để làm theo các bước dưới đây:
- Bước 1 - Ghi nhanh khi bán (mất 3 giây): Mỗi khi khách quét VietQR xong, bạn hoặc nhân viên gõ nhanh vào nhóm Zalo số tiền kèm tên dịch vụ. Ví dụ: "45k bún chả" hoặc "120k sơn gel". Nếu khách đưa màn hình đã chuyển khoản, bạn chụp nhanh một tấm ảnh gửi thẳng vào nhóm.
- Bước 2 - Lấy lịch sử ngân hàng cuối ngày: Cuối ngày khi vắng khách, mở ứng dụng ngân hàng, truy cập mục Lịch sử giao dịch và lọc xem riêng các khoản Tiền vào (+) trong ngày.
- Bước 3 - Đối chiếu và thả tim: Mở song song màn hình Zalo và app ngân hàng. Đọc từng dòng tin nhắn Zalo, nếu thấy số tiền đó đã báo có trong ngân hàng, bạn bấm thả biểu tượng "Tim" hoặc "Like" vào tin nhắn Zalo tương ứng. Tin nhắn nào chưa có tim nghĩa là tiền chưa về tài khoản hoặc có sai sót cần kiểm tra lại.
Ví dụ minh hoạ: tiệm nail 2 thợ
Giả sử một tiệm nail có 2 thợ, mỗi ngày vài chục lượt khách chuyển khoản. Làm xong khách nào, thợ nhắn một dòng vào nhóm, ví dụ “150k móng chân, khách tóc ngắn áo xanh”. Tối chủ mở app ngân hàng dò lại từng dòng, thả tim dòng nào đã có tiền. Dòng nào còn trống thì hỏi lại thợ ngay hôm đó, khi mọi người còn nhớ.
Khi nào cách này bắt đầu quá tải?
Nhóm Zalo chạy tốt khi tiệm ít người và ít đơn. Khi có nhiều nhân viên, có khách chuyển thẳng vào tài khoản riêng của thợ, có cả tiền mặt nhân viên đang giữ, việc dò từng dòng mỗi tối sẽ lâu dần lên. Đó là lúc nên chuyển sang một sổ quỹ thật sự: Zô Cash (miễn phí) để nhân viên chụp bill vào app thay vì vào nhóm chat; số tiền, giờ, ngân hàng tự vào sổ, bill chụp hai lần hoặc chuyển sang tài khoản lạ bị đánh dấu, và bạn thấy tiền đang ở chỗ ai (tài khoản tiệm, tài khoản nhân viên, tiền mặt chưa nộp). Zô Cash không kết nối ngân hàng: tiền về hay chưa vẫn đối chiếu trên app ngân hàng như bước 3 ở trên.
Nguyên tắc vàng để dòng tiền không bị thất thoát
Dù buôn bán bận rộn đến đâu, bạn cũng nên giữ vững nguyên tắc theo dõi dòng tiền hàng ngày:
Lời khuyên quan trọng nhất: Ảnh chụp chuyển khoản của khách là để ghi sổ, không phải bằng chứng tiền đã về. Chỉ tính là đã nhận khi tiền hiện trong app ngân hàng của tiệm. Ghi lại ngay lúc bán giúp bạn có căn cứ đối chiếu với ngân hàng mỗi tối.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Hãy bắt đầu bảo vệ nguồn thu của tiệm ngay hôm nay với 3 việc đơn giản:
- Bấm tạo ngay nhóm Zalo "Đối soát VietQR" và ghim lên đầu ứng dụng Zalo trên điện thoại.
- Dặn nhân viên hoặc tự tạo thói quen gõ số tiền + tên món vào Zalo ngay khi khách báo đã quét mã VietQR.
- Cài báo thức mỗi tối để dành 5 phút đối soát thả tim Zalo với lịch sử ngân hàng.
Cuối ca có cả tiền mặt thì làm theo bài chốt ca thu ngân 5 phút; đối soát gộp cả tuần xem bài đối soát tiền VietQR cuối tuần. Muốn nhân viên tại quầy tự thấy tiền về, xem xác nhận tiền VietQR tức thì.
