4 giờ chiều, bàn ghế quán nhậu đã xếp xong, lò than bắt đầu nhóm thì điện thoại báo tin nhắn: «Anh ơi hôm nay em bận việc gia đình không làm được». Thậm chí, nhiều bạn còn lặng lẽ tắt máy, «bốc hơi» đúng giờ cao điểm khiến tiệm đảo lộn. Thiếu một người phục vụ hay đứng bếp giữa lúc 10 bàn cùng gọi món là cơn ác mộng của mọi chủ quán ăn gia đình.
1. Đừng vội nổi giận: 15 phút xử lý tình huống ngay tại quán
Khi sự việc xảy ra, việc tranh cãi qua điện thoại chỉ làm bạn mất thời gian. Hãy dành đúng 15 phút đầu tiên để ổn định lại ca làm theo các bước sau:
- Phân công lại công việc: Cắt giảm bớt các khâu phụ. Ví dụ: gom bớt menu rườm rà, tập trung vào các món chủ lực lên nhanh. Người đứng tiệm hoặc thu ngân tạm thời hỗ trợ bưng bê trong 1–2 tiếng cao điểm.
- Kích hoạt chế độ «gánh ca»: Hỏi ngay các nhân viên đang có mặt xem ai có thể làm tăng ca thêm 2–3 tiếng và cam kết khoản phụ cấp gánh ca rõ ràng.
- Gọi người thay thế từ danh sách dự phòng: Mở danh sách người làm thêm tự do đã chuẩn bị sẵn để liên lạc cấp tốc.
2. Xây dựng «Danh sách dự phòng 5 phút» cho tiệm
Quán cà phê hay tiệm nail đều cần danh sách này, và quán nhậu hay quán ăn gia đình lại càng không thể thiếu. Đây là danh sách những người làm việc tự do, sinh viên hoặc nhân viên cũ sẵn sàng chạy ca ngắn hạn khi tiệm thiếu người.
- Số lượng lý tưởng: Duy trì từ 3 đến 5 người trong danh sách liên lạc.
- Mức thù lao gọi ca gấp: Cao hơn 20%–30% so với ca thường. Ví dụ minh hoạ: lương ca thường là 27.000 đồng/giờ thì ca gọi gấp trả khoảng 33.000 đến 35.000 đồng/giờ (lương giờ thường không được thấp hơn mức tối thiểu vùng năm 2026, vùng I là 25.500 đồng/giờ). Mức chênh lệch này không quá lớn nhưng là động lực để họ thu xếp sang hỗ trợ bạn ngay trong 30 phút.
- Cách lưu danh sách: Lưu số điện thoại và khung giờ rảnh của từng người vào danh bạ (đặt tên kiểu “Dự phòng - Lan - tối T2,4,6”) hoặc lập một nhóm Zalo riêng “Ca dự phòng”. Khi có sự cố, nhắn một tin vào nhóm, ai nhận trước thì chốt.
3. Quy định đổi ca và thưởng gánh ca: Động lực cho người ở lại
Nhân viên nghỉ đột xuất đồng nghĩa với việc những người còn lại phải gánh thêm phần việc gấp đôi. Nếu không có chế độ bù đắp hợp lý, những nhân viên chăm chỉ cũng sẽ sớm nản lòng.
Bạn nên áp dụng quy định thưởng gánh ca rõ ràng:
- Phụ cấp gánh ca đột xuất: Cộng trực tiếp 30.000 đến 50.000 đồng/ca vào bảng lương cuối tháng cho nhân viên nhận gánh ca thay đồng nghiệp.
- Quy trình đổi ca tự nguyện: Nếu hai nhân viên tự thỏa thuận đổi ca cho nhau, họ phải báo trước ít nhất 2 tiếng. Cả hai nhắn xác nhận vào nhóm Zalo của quán, chủ tiệm sửa lại bảng ca một lần là xong.
4. Trừ lương và bồi thường nghỉ việc không báo trước sao cho đúng luật
Rất nhiều chủ tiệm vì tức giận đã tự ý «cúp lương» hoặc «phạt tiền» nhân viên bỏ việc. Tuy nhiên, hành vi này tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 (áp dụng hiện hành năm 2026).
Chủ tiệm cần nắm rõ các nguyên tắc sau để xử lý vừa nghiêm minh vừa đúng pháp luật:
- Không phạt tiền, cắt lương: Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Nếu tùy tiện trừ lương phạt bậy, chủ tiệm có thể bị xử phạt hành chính từ 20 đến 40 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Quy định khấu trừ lương: Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho phép khấu trừ lương khi nhân viên làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hay làm mất tài sản của tiệm. Mức khấu trừ hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả.
- Nghĩa vụ bồi thường khi nghỉ trái luật: Theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, nếu nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật (nghỉ không báo trước), họ không được nhận trợ cấp thôi việc, đồng thời phải bồi thường cho tiệm nửa tháng tiền lương và một khoản tiền tương ứng với tiền lương những ngày không báo trước.
Cách xử lý văn minh: Bạn vẫn chốt và thanh toán đủ tiền lương cho những ngày nhân viên đã làm việc (Điều 48 Bộ luật Lao động yêu cầu thanh toán các khoản liên quan trong thời hạn luật định khi chấm dứt hợp đồng). Khoản bồi thường theo Điều 40 không nằm trong các trường hợp được khấu trừ lương của Điều 102, nên không tự trừ vào lương. Nếu muốn đòi, gửi văn bản nêu rõ khoản bồi thường và thỏa thuận cách trả với nhân viên; không thỏa thuận được thì nhờ hòa giải viên lao động hoặc tòa án. Tuyệt đối không giữ trọn tiền lương rồi cắt liên lạc.
Lời khuyên quan trọng nhất: Phạt tiền không bao giờ giữ được người, chỉ có quy trình rõ ràng và khoản phụ cấp gánh ca hợp lý mới giúp quán của bạn vận hành trôi chảy khi sóng gió bất ngờ ập đến.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Để không rơi vào cảnh thụ động khi thiếu người đột xuất, bạn hãy thực hiện ngay 3 việc này:
- Lập nhóm Zalo “Ca dự phòng” hoặc danh sách 3 người làm thêm có thể gọi gấp.
- Ban hành quy định thưởng gánh ca đột xuất (30.000 đồng/ca) và công khai trên nhóm chung của quán.
- Rà soát lại hợp đồng hoặc thỏa thuận thử việc, bảo đảm quy định về thời hạn báo trước nghỉ việc phù hợp với Bộ luật Lao động.
Lịch ca rõ ràng giúp đổi ca, gọi người thay nhanh hơn; xem mẫu bảng chia ca làm trên điện thoại. Tiền gánh ca, ca lễ tính thế nào cho đúng: tính lương ca gãy và phụ cấp lễ. Người mới thay vào thì dạy theo quy trình đào tạo 2 ngày.
