Tiền đang ở chỗ ai? Cách chủ tiệm theo dõi tiền nhân viên đang giữ

Cuối ngày bạn hỏi: "Hôm nay tiệm thu bao nhiêu?" — câu đó dễ. Câu khó hơn là: "Trong số đó, bao nhiêu đang nằm trong tay mình, bao nhiêu còn ở chỗ nhân viên?" Tiền mặt trong túi áo em thu ngân ca chiều, 180.000 ₫ khách lỡ chuyển vào tài khoản của thợ, một bill không rõ chuyển cho ai. Không ai có ý xấu, nhưng nếu không theo dõi, những khoản nhỏ đó cộng lại thành cảm giác "hình như thiếu" mỗi cuối tuần. Bài này chỉ cách nhìn tiền theo năm chỗ nó có thể nằm, và cách để nhân viên nộp lại cho rõ ràng.

Doanh thu và "tiền trong tay" là hai con số khác nhau

Nhiều chủ tiệm chỉ theo dõi một con số: doanh thu. Nhưng doanh thu cho biết tiệm đã bán được bao nhiêu, không cho biết tiền đó đang ở đâu. Với tiệm có nhân viên nhận tiền, hai con số này lệch nhau gần như mỗi ngày:

• nhân viên thu tiền mặt, giữ đến cuối ca mới nộp;
• khách chuyển vào tài khoản của nhân viên vì bảng QR của tiệm bị che, hoặc khách quen đã lưu số của nhân viên;
• có bill mà không ai nhìn rõ tài khoản nhận.

Không theo dõi riêng phần này thì bạn chỉ biết tổng, còn chuyện ai đang giữ bao nhiêu thì không ai nói được. Theo dõi rồi thì việc chốt ngày chỉ còn là đếm, không phải tra hỏi.

Năm chỗ tiền của tiệm có thể nằm

Mọi khoản thu trong ngày đều rơi vào đúng một trong năm chỗ sau. Khi sổ của bạn có năm mục này, câu "tiền đang ở chỗ ai" luôn có câu trả lời.

Mục 3, 4 và 5 là tiền chưa về tay bạn. Mục tiêu của mỗi tối là đưa mục 3 và 4 về 0 (hoặc ghi rõ ai còn nợ bao nhiêu), và mục 5 về 0 bằng cách làm rõ từng bill.

Ghi đúng chỗ ngay lúc thu tiền

Cách đơn giản nhất: thêm cột "tiền đang ở đâu" vào sổ quỹ, mỗi dòng chọn một trong năm chỗ. Cách kẻ sổ sáu cột có trong bài sổ quỹ cho tiệm nhỏ: ghi thế nào để tối không phải đối soát.

Ba nguyên tắc nhỏ:

1. Ghi theo bill, không theo trí nhớ. Với chuyển khoản, chỗ tiền nằm là tài khoản nhận ghi trên bill, không phải "chắc là vào tài khoản tiệm".
2. Tiền mặt ghi theo người nhận. Ai cầm tờ tiền thì khoản đó thuộc tiền mặt của người đó cho đến khi nộp.
3. Không rõ thì ghi "không rõ". Đừng đoán. Một dòng "không rõ" ghi thật còn hơn một dòng đoán sai.

Nếu tiệm đang để nhân viên gửi bill vào nhóm Zalo, bài hết cảnh gom bill trong nhóm Zalo có quy trình chụp bill và ghi một dòng cụ thể.

Nộp tiền và "bấm nhận": ai xác nhận, xác nhận thế nào

Đây là chỗ nhiều tiệm làm qua loa nhất. Nhân viên đặt xấp tiền lên quầy, nói "em nộp nha chị", chủ gật đầu, xong. Hôm sau hỏi lại thì không ai nhớ đã nộp 1.200.000 hay 1.020.000.

Tiền chỉ được tính là "đã nộp" khi chính chủ tiệm đếm và xác nhận. Nhân viên không tự đánh dấu đã nộp, kể cả nhân viên thân tín nhất.

Quy trình nộp tiền gọn:

1. Nhân viên xem sổ: mình đang giữ bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu trong tài khoản riêng.
2. Nộp tiền mặt trước mặt chủ. Khoản trong tài khoản riêng thì chuyển lại cho tài khoản tiệm hoặc nộp bằng tiền mặt tương đương.
3. Chủ đếm, xác nhận đúng số đã nhận. Ghi giờ nộp.
4. Nếu chỉ nộp một phần, ghi số đã nhận; phần còn lại vẫn nằm ở mục "chưa nộp" của nhân viên đó.

Nộp một phần là chuyện bình thường: nhân viên giữ lại tiền lẻ để thối cho ca sau, hoặc chuyển lại tiền tài khoản vào sáng hôm sau. Cái quan trọng là sổ ghi đúng còn bao nhiêu. Nếu nhân viên giữ lại tiền lẻ để thối, ghi rõ số đó vào dòng nộp để ca sau biết két bắt đầu với bao nhiêu.

Nếu tiệm chia hai ca, bước nộp tiền nên gắn với bàn giao ca. Bài quy trình bàn giao ca chống thất thoát tiền mặt có phần này.

Ví dụ minh hoạ: một ngày của quán cà phê ba nhân viên

Quán cà phê nhỏ ở Nha Trang, ba nhân viên chia hai ca. (Số liệu là ví dụ minh hoạ, quán không có thật.) Lúc 21:30 trước khi chốt ngày, sổ cho thấy:

Chủ quán làm ba việc: nhận 1.120.000 ₫ tiền mặt của Tâm; Vy chuyển lại 175.000 ₫ vào tài khoản quán; kiểm tra app ngân hàng thấy khoản 60.000 ₫ lúc 16:12 đã vào tài khoản quán, chuyển dòng đó sang mục 1. Mười phút sau, ba mục "chưa về tay" đều bằng 0. Không ai bị hỏi "em có cầm tiền không".

Những tình huống dễ gây hiểu lầm

Tiền tip

Tip khách chuyển vào tài khoản nhân viên thường được coi là tiền của nhân viên (tuỳ quy định của tiệm), không phải doanh thu tiệm. Nhưng nếu khách chuyển một lần cả tiền dịch vụ lẫn tip, cần tách rõ. Tiệm nhận tip nhiều nên có cách nhận riêng, xem cách cài đặt VietQR nhận tiền tip riêng cho nhân viên.

Nhân viên ứng lương từ két

Ghi một dòng chi rõ ràng "ứng lương Tâm 300.000 ₫". Đừng để tiền ứng lẫn vào "tiền mặt nhân viên giữ", vì cuối ngày sẽ thành "thiếu".

Chủ đi vắng cả ngày

Đây là lúc năm mục quan trọng nhất: bạn không có mặt nhưng vẫn cần biết ai đang giữ bao nhiêu. Hẹn với nhân viên một giờ cố định để nhắn bạn số tiền đang giữ theo từng mục; tối về bạn chỉ còn đếm, đối chiếu và xác nhận.

Vì sao nhân viên cũng được lợi

Nhiều chủ tiệm ngại theo dõi kỹ vì sợ nhân viên nghĩ mình bị nghi ngờ. Thực tế thường ngược lại. Khi không có sổ rõ ràng, mỗi lần lệch tiền, người đứng quầy hôm đó là người bị nhìn đầu tiên, dù họ không làm gì sai. Có năm mục rõ ràng thì:

• nhân viên biết chính xác mình đang giữ bao nhiêu, không phải tự nhẩm;
• đã nộp thì có xác nhận của chủ, không ai hỏi lại;
• khoản khách lỡ chuyển vào số của mình được ghi ngay, không thành chuyện khó nói;
• lệch tiền thì tìm ra ở mục nào, không thành nghi ngờ chung chung cả ca.

Khi giới thiệu cách làm mới, hãy nói đúng như vậy: "Mình ghi rõ để không ai phải bị hỏi oan". Đó là lý do thật, và nhân viên sẽ hợp tác nhanh hơn nhiều so với một quy định ban ra không giải thích.

Năm mục này trong Zô Cash

Mô hình năm chỗ ở trên chính là cách Zô Cash sắp xếp tiền. Màn hình "tiền đang ở đâu" chia sẵn năm mục: tài khoản của bạn, tiền mặt bạn giữ, tài khoản nhân viên, tiền mặt nhân viên, và dòng "không đọc được tài khoản".

• Nhân viên chụp bill khách đưa; điện thoại tự đọc số tiền, giờ, ngân hàng và tài khoản nhận, rồi đối chiếu tài khoản trên bill với tài khoản của chủ.
• Mỗi nhân viên có tài khoản nhận tiền riêng, nên khoản vào số của ai nằm đúng mục của người đó.
• Khi nhân viên nộp tiền, chỉ chủ bấm "nhận" được, có thể nhận một phần. Khoản đã nhận rời mục "chưa nộp".
• Nhân viên chỉ thấy khoản thu của mình.

Zô Cash không chạm vào tiền và không kết nối ngân hàng: nó cho bạn biết tiền theo bill đang ở đâu, còn tiền đã thật sự vào tài khoản hay chưa thì vẫn xem trong app ngân hàng. Số tiền trong sổ được khoá bằng chìa sinh ra trên máy của chủ quán, Zô không mở được.

Câu hỏi thường gặp

Có nên bắt nhân viên nộp tiền nhiều lần trong ngày?

Tiệm đông, tiền mặt nhiều thì nên có mốc nộp giữa ngày (ví dụ khi vượt 2.000.000 ₫). Tiệm vắng thì nộp cuối ca là đủ.

Nhân viên nộp thiếu thì ghi thế nào?

Ghi đúng số đã nhận. Phần thiếu vẫn nằm ở mục chưa nộp của người đó, kèm ghi chú. Đừng sửa số thu cho khớp.

Mục "không rõ tài khoản" để lâu có sao không?

Nên làm rõ trong ngày, khi người nhận còn nhớ. Để qua tuần thì gần như không tra lại được.

Tiệm chỉ có một nhân viên thì có cần năm mục không?

Vẫn nên dùng, chỉ là đơn giản hơn: phần lớn ngày sẽ chỉ có mục 1, 2 và tiền mặt của một người. Thói quen ghi đúng chỗ từ sớm giúp bạn không phải đổi cách làm khi tiệm thuê thêm người.

Hôm nay bạn làm gì

1. Thêm cột "tiền đang ở đâu" vào sổ, chỉ dùng năm lựa chọn.
2. Thống nhất với nhân viên: chỉ chủ xác nhận đã nộp, nộp một phần thì ghi rõ.
3. Tối nay trước khi chốt, đưa mục 3, 4, 5 về 0 hoặc ghi rõ ai còn giữ bao nhiêu.

Thử Zô Cash cho tiệm của bạn

Zô Cash là sổ quỹ trên điện thoại: nhân viên chụp bill, số tiền, giờ và ngân hàng tự vào sổ; bạn luôn biết tiền đang nằm ở chỗ ai. Miễn phí trọn đời, không giới hạn số bill, không cần thẻ.

Ứng dụng sắp có trên các chợ ứng dụng. Để lại số điện thoại trên trang Zô Cash để nhận tin qua Zalo ngày mở tải về, hoặc nhắn Zalo cho Zô nếu muốn hỏi trước. Chúng tôi không gửi tin quảng cáo, không gọi máy tự động.