Đang giờ cao điểm, khách quét mã VietQR dán ở quầy rồi vội vã nhấn chuyển tiền để đi ngay. Lúc mở app ngân hàng kiểm tra, bạn mới giật mình thấy đơn hàng 45.000 đồng nhưng khách gõ nhầm thành 44.000 đồng, hoặc dư 1.000 đồng. Lệch có 1.000 đồng tiền lẻ — gọi khách quay lại thì ngại, mà bỏ qua thì cuối ngày đối soát sổ thu chi kiểu gì cũng bị lệch tiền.
Vì sao mã VietQR dán tại quầy hay bị lệch tiền lẻ?
Trường hợp này rất hay gặp ở tiệm tạp hóa, quán cà phê, tiệm nail. Nguyên nhân chính nằm ở loại mã QR bạn đang dùng:
- Mã VietQR tĩnh: Đây là tấm biển in sẵn mã QR dán cố định ở quầy thu ngân. Khách quét mã xong phải tự tay gõ số tiền và nội dung chuyển khoản. Khi vội vàng, khách rất dễ gõ thiếu hoặc thừa một chữ số 0, dẫn đến lệch 1.000 đồng hay 10.000 đồng.
- Tâm lý tròn số: Một số khách hàng thấy hóa đơn 19.000 đồng thường gõ nhanh thành 20.000 đồng cho tiện, hoặc gõ nhầm 49.000 đồng thành 50.000 đồng.
3 cách xử lý khéo léo với khách ngay tại quầy
Khi phát hiện biến động số dư bị lệch 1.000 đồng, bạn nên giữ thái độ nhẹ nhàng để khách không cảm thấy khó chịu:
- Khi khách còn đứng ở quầy (chuyển thiếu): Bạn cười tươi và nói nhẹ: «Dạ anh/chị ơi, app báo nhận 44.000đ, chắc do bàn phím nhạy nên bị thiếu 1.000đ nè. Anh/chị cho em xin 1.000đ tiền mặt cho chẵn đơn nha!». Cách này giúp khách không bị ngượng và vui vẻ đưa tiền mặt.
- Khi khách còn đứng ở quầy (chuyển thừa): Đừng giữ số tiền thừa dù chỉ là 1.000 đồng. Bạn chủ động lấy 1.000 đồng tiền mặt trong khay thối lại cho khách: «Khách chuyển thừa 1.000đ rồi, em gửi lại tiền mặt cho anh/chị nhé!». Bằng hành động nhỏ này, tiệm của bạn ghi điểm về sự sòng phẳng. Cách xử lý khi khách chuyển thừa số tiền lớn có trong bài xử lý khi khách quét VietQR chuyển thừa tiền.
- Khi khách đã đi xa: Tuyệt đối không đuổi theo hoặc đăng ảnh khách lên mạng xã hội vì 1.000 đồng. Hãy coi đây là một khoản hao hụt nhỏ trong ca làm việc và chuyển sang bước cân bằng sổ sách.
Mẹo cho chủ tiệm: Đừng bao giờ căng thẳng với khách quen chỉ vì 1.000 hay 2.000 đồng. Hãy xử lý tình huống trong 10 giây bằng nụ cười. Cân bằng sổ sách là việc của bạn ở cuối ngày, còn trải nghiệm mua sắm vui vẻ của khách mới là thứ giữ chân họ quay lại.
Hướng dẫn 4 bước ghi chép sổ thu chi khi bị lệch tiền
Để cuối ngày tiền trong tài khoản ngân hàng khớp hoàn toàn với sổ sách bán hàng, bạn thực hiện cân đối theo các bước sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng quản lý bán hàng hoặc sổ ghi chép thu chi của tiệm.
- Bước 2: Vẫn ghi nhận giá trị đơn hàng theo đúng thực tế bán ra (Ví dụ: Đơn hàng bán ra 45.000 đồng).
- Bước 3: Ghi nhận số tiền thực nhận qua ngân hàng (Ví dụ: Khách chuyển khoản 44.000 đồng).
- Bước 4: Ghi một dòng chi (hoặc “chi phí khác”) 1.000 đồng với lý do «Chi phí lệch tiền VietQR». Nếu khách chuyển thừa 1.000 đồng mà không trả lại được, ghi một dòng thu khác 1.000 đồng với lý do «Thu tiền thừa VietQR».
Chỉ mất 1 phút, sổ thu chi của tiệm khớp với tiền thực nhận, cuối ngày không phải ngồi dò xem lệch ở đâu. Cách đối chiếu tiền mặt và chuyển khoản cuối ca có trong bài chốt ca thu ngân 5 phút.
Cách hạn chế tận gốc: dùng mã QR có sẵn số tiền
Nếu tiệm tạp hóa của bạn có hàng trăm lượt quét mã mỗi ngày, việc bắt khách tự nhập số tiền sẽ còn gây ra vô số lần lệch tiền khác. Cách hạn chế là dùng VietQR động (QR có sẵn số tiền theo từng đơn).
- Khi thanh toán, bạn gõ số tiền đơn hàng trong tính năng tạo mã QR nhận tiền của app ngân hàng (nhiều ngân hàng có), hoặc trên máy tính tiền, phần mềm bán hàng có hỗ trợ.
- Màn hình hiện mã QR chứa sẵn đúng số tiền đó cho khách quét.
- Khách quét và bấm chuyển, không phải tự gõ số tiền, nên gần như hết cảnh gõ nhầm. Lưu ý một số app vẫn cho khách sửa số tiền, nên vẫn nhìn số trên thông báo tiền về.
Khi nào nên dùng mã in sẵn, khi nào nên dùng mã có số tiền: xem bài tạo mã VietQR động có sẵn số tiền.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Hôm nay, bạn hãy chuẩn bị sẵn một hũ tiền lẻ 1.000 đồng và 2.000 đồng ngay tại quầy thu ngân để sẵn sàng thối cho khách khi họ gõ thừa tiền. Đồng thời, thử tính năng tạo mã QR có số tiền trong app ngân hàng của tiệm cho những đơn lẻ tiền như 19.000, 45.000 đồng.
