Tiệm bạn có một điện thoại chung đăng nhập sẵn app ngân hàng, một nhóm Zalo nơi ai cũng thấy hết bill trong ngày, và một file Excel doanh thu mà cả quản lý lẫn em phục vụ đều mở được. Mọi chuyện ổn cho đến ngày một nhân viên nghỉ việc, và bạn chợt nhận ra người đó vẫn biết doanh thu từng ngày của tiệm, vẫn còn trong nhóm, có khi vẫn còn mật khẩu.
Phân quyền nghe như chuyện của công ty lớn, nhưng thật ra tiệm 3 người cũng cần. Bài này đưa ra một nguyên tắc đơn giản và một bảng mẫu để bạn tự áp dụng.
Nguyên tắc: mỗi người thấy đúng phần việc của mình
Người ta gọi là nguyên tắc «tối thiểu cần thiết»: một người chỉ được thấy và làm những gì cần cho công việc của họ. Không phải vì nghi ngờ nhân viên, mà vì:
- Ít thông tin, ít cám dỗ. Nhân viên không biết doanh thu thì cũng không so đo «tiệm thu 80 triệu mà lương em có 6 triệu».
- Ít người chạm, ít sai. Một người lỡ tay xoá dòng trong Excel là cả tháng lệch.
- Người nghỉ việc mang theo ít hơn. Danh sách khách, giá nhập, doanh thu không đi theo họ sang tiệm đối diện.
- Bảo vệ cả nhân viên. Khi mỗi người chỉ chạm vào khoản của mình, chuyện thiếu tiền không bị nghi ngờ lan cho cả ca.
Bảng phân quyền mẫu cho tiệm nhỏ
| Thông tin / thao tác | Chủ | Quản lý | Thu ngân | Thợ, phục vụ |
|---|---|---|---|---|
| Doanh thu cả tiệm theo ngày, tháng | Có | Tuỳ chủ | Không | Không |
| Khoản thu do chính mình nhận | Có | Có | Có | Có, nếu có nhận tiền |
| Khoản thu của người khác | Có | Tuỳ chủ | Không | Không |
| Xác nhận đã nhận tiền nhân viên nộp | Có | Không | Không | Không |
| Lịch hẹn | Có | Có | Có | Lịch của mình |
| Số điện thoại khách | Có | Có | Khi cần liên hệ | Không |
| Sửa giá dịch vụ, giảm giá | Có | Trong hạn mức | Không | Không |
| Thêm, gỡ nhân viên | Có | Không | Không | Không |
Đây là bảng gợi ý. Tiệm bạn có thể chặt hơn hoặc nới hơn, miễn là bạn chủ động quyết, chứ không phải «ai cầm máy thì thấy hết». Phần giảm giá, bài đặt hạn mức giảm giá tối đa cho nhân viên có cách làm cụ thể.
Câu hỏi đúng không phải «tôi có tin nhân viên không», mà là «nhân viên cần thấy gì để làm tốt việc của họ». Thấy nhiều hơn thế chỉ thêm rủi ro cho cả hai bên.
Ví dụ: Zô Cash chia quyền thế nào
Lấy Zô Cash, sổ quỹ miễn phí của chúng tôi, làm ví dụ cho cách chia quyền ở phần tiền:
- Nhân viên vào bằng cách quét mã QR trên máy của chủ. Không có mật khẩu chung truyền tay; muốn vào phải có máy của chủ.
- Nhân viên chỉ thấy khoản thu của mình. Em thu ngân ca sáng không thấy ca tối thu bao nhiêu, cũng không thấy doanh thu cả tiệm.
- Chỉ chủ bấm «nhận» khi nhân viên nộp tiền, có thể nhận một phần. Khoản đó rời khỏi mục «chưa nộp».
- Gỡ nhân viên thì quyền truy cập mất ngay.
- Số tiền được khoá bằng chìa sinh ra trên máy chủ quán, nên ngay cả Zô cũng không xem được doanh thu của bạn.
Còn ở Zô Ca, app quản lý tiệm rửa xe, cách chia quyền khác vì công việc khác: thợ rửa không phải bấm gì cả; app chỉ có ở máy chủ và máy của người được chủ mở quyền. Người phụ việc thấy đúng phần được mở, còn phần tiền của chủ mặc định đóng. Cả hai app đều chưa lên chợ ứng dụng, sắp có.
Các chỗ tiệm nhỏ hay hở
- Điện thoại chung đăng nhập app ngân hàng. Ai cầm máy cũng xem được số dư, có khi chuyển được tiền. Nếu cần nhân viên thấy tiền về, dùng tính năng chia sẻ thông báo biến động số dư thay vì đưa máy. Xem mẹo phân quyền nhận thông báo VietQR cho nhân viên ca tối.
- Nhóm Zalo «tiệm» có tất cả mọi người. Bill, doanh thu, chuyện lương đều trôi trong đó. Tách nhóm công việc và nhóm tiền bạc. Lý do cụ thể có trong bài 5 rủi ro khi nhân viên chụp bill gửi nhóm Zalo.
- File Excel chia sẻ bằng link «ai có link đều sửa được». Link bị chuyển tiếp là mất kiểm soát.
- Mật khẩu chung cho mọi người, không đổi khi có người nghỉ.
Khi nhân viên nghỉ việc: danh sách 5 phút
- Gỡ khỏi app quản lý tiệm (sổ quỹ, lịch hẹn).
- Xoá khỏi nhóm Zalo công việc.
- Đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung (email, trang quản trị wifi). Nếu người đó từng được thêm làm người quản lý Hồ sơ doanh nghiệp trên Google, gỡ họ khỏi danh sách người quản lý.
- Thu lại chìa khoá, thẻ ra vào.
- Kiểm tra khoản tiền người đó đang giữ đã nộp đủ chưa trước khi trả lương cuối.
Việc số 5 là chỗ hay sót nhất. Bài tiền đang ở chỗ ai chỉ cách theo dõi tiền nhân viên đang giữ mỗi ngày, để ngày cuối không phải ngồi dò lại cả tháng.
Câu hỏi thường gặp
Cho quản lý xem doanh thu có nên không?
Nếu quản lý chịu trách nhiệm về doanh thu (đặt hàng, xếp ca theo giờ đông khách) thì nên. Nếu chỉ trông tiệm thì chưa cần.
Nhân viên có khó chịu khi bị giới hạn không?
Ít khi, nếu bạn nói rõ lý do: mỗi người chỉ chịu trách nhiệm phần mình, không ai bị nghi oan cho khoản của người khác.
Tiệm chỉ có vợ chồng và một người phụ thì cần phân quyền không?
Cần ở mức đơn giản: người phụ không cầm máy có app ngân hàng, và không ở trong nhóm có doanh thu.
Việc nên làm ngay hôm nay
Ngồi 10 phút, viết ra ai đang thấy gì: app ngân hàng, nhóm Zalo, file Excel, tài khoản Google Maps. Đánh dấu chỗ nào có người thấy nhiều hơn việc họ cần, và gỡ bớt từ chỗ liên quan đến tiền trước.
Muốn mỗi nhân viên chỉ thấy khoản thu của mình? Zô Cash làm đúng việc đó, miễn phí trọn đời. App sắp có trên các chợ ứng dụng; để lại số để nhận tin ngày mở tải, hoặc nhắn Zalo của Zô để hỏi thêm.
