Bạn mệt mỏi vì cuối tháng nào nhân viên tiệm nail hay spa cũng thắc mắc về tiền hoa hồng và ca trực? Nhiều chủ tiệm có 2 đến 3 thợ thường tự ghi sổ tay rồi quên, hoặc tốn tiền mua phần mềm quản lý quá phức tạp.
Nỗi đau cãi nhau vì giờ công và hoa hồng cuối tháng
Tình huống quen thuộc ở tiệm spa mini 3 thợ: cuối tháng chủ ngồi cả buổi tối dò lại từng tờ sổ nháp. Thợ làm dịch vụ gội đầu dưỡng sinh nhớ một kiểu, sổ ghi một kiểu; tính nhầm hoa hồng một lần là nhân viên hoài nghi, tiệm mất vui.
Khi tiệm chỉ có 2 đến 5 nhân viên, chưa chắc đã cần mua phần mềm quản lý trả phí hằng tháng. Bạn hoàn toàn có thể dùng ứng dụng Google Trang tính (Google Sheets) miễn phí trên điện thoại để giải quyết gọn gàng.
Thiết lập bảng tính ca làm trên điện thoại trong 10 phút
Để bắt đầu, bạn chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có kết nối mạng và tài khoản Google. Hãy làm theo 5 bước sau:
- Mở ứng dụng Google Trang tính trên điện thoại (tải miễn phí trên App Store hoặc CH Play).
- Bấm vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc dưới cùng bên phải màn hình, chọn Bảng tính mới.
- Đổi tên bảng tính thành "Quan_Ly_Ca_Lam_Thang_10" bằng cách bấm vào dấu ba chấm ở góc trên bên phải màn hình.
- Ở dòng đầu tiên (hàng 1), nhập các cột tiêu đề: Ngày, Tên nhân viên, Ca trực, Doanh số dịch vụ (VNĐ), Tỷ lệ hoa hồng (%), Tiền hoa hồng (VNĐ).
- Chỉnh độ rộng cột bằng cách chạm vào chữ cái đầu cột (A, B, C...) và kéo vạch ranh giới cho vừa màn hình điện thoại.
Công thức tự động tính tổng giờ công và hoa hồng cho thợ
Điểm hay của Google Sheets trên di động là tính toán chính xác, bạn không cần bấm máy tính tay từng dòng.
Giả sử thợ Linh làm ca sáng, hoàn thành dịch vụ làm móng trị giá 200.000 đồng với mức hoa hồng 10%:
- Ở cột Doanh số dịch vụ (ô D2): nhập 200000.
- Ở cột Tỷ lệ hoa hồng (ô E2): nhập 10%.
- Ở cột Tiền hoa hồng (ô F2): chạm vào ô F2, gõ dấu =D2*E2 rồi bấm dấu tích xanh trên bàn phím. Ngay lập tức màn hình hiện ra 20.000 đồng.
Đến cuối tháng, để tính tổng hoa hồng của từng thợ, dùng hàm cộng có điều kiện. Ví dụ với thợ Linh: =SUMIF(B:B;"Linh";F:F) (cột B là tên nhân viên, cột F là tiền hoa hồng; nếu bảng tính báo lỗi, đổi dấu “;” thành “,”). Lưu ý =SUM(F2:F31) chỉ cho tổng của cả tiệm, không tách theo người.
Cách chia sẻ cho nhân viên xem lịch trực mà không lo sửa bậy
Nhân viên cần biết lịch ca trực tuần tới mà bạn không muốn họ vô tình xóa mất công thức? Hãy tận dụng tính năng phân quyền trực tiếp trên di động:
- Bấm vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên phải màn hình điện thoại.
- Chọn Chia sẻ và xuất, sau đó chọn Chia sẻ.
- Nhập địa chỉ Gmail của từng nhân viên. Tránh chia sẻ kiểu “bất kỳ ai có đường liên kết”, vì link có thể bị chuyển tiếp ra ngoài.
- Chuyển quyền truy cập từ Người chỉnh sửa sang Người xem.
Nhờ vậy, thợ mở điện thoại là thấy ca trực ngày mai, còn công thức không bị sửa nhầm. Nhưng người xem vẫn thấy mọi cột trong file, kể cả hoa hồng của người khác. Nếu không muốn thợ thấy thu nhập của nhau, để lịch ca ở một file riêng để chia sẻ, còn file hoa hồng chỉ chủ xem. Mẫu lịch ca riêng có trong bài bảng chia ca làm trên điện thoại.
Kinh nghiệm khi quản lý bằng Google Sheets trên điện thoại
Nhiều chủ tiệm mới dùng lần đầu thường gặp lỗi nhập sai định dạng số hoặc quên ghi chép ngay sau khi khách thanh toán. Bạn nên đặt ra quy định rõ ràng cho tiệm ngay từ ngày đầu.
Nhập số liệu ngay sau mỗi ca làm là bí quyết quan trọng nhất. Đừng để dồn đến cuối tuần mới ghi chép, vì lúc đó bạn sẽ rất dễ quên hoặc nhập nhầm số tiền của thợ.
Ngoài ra, đối với các tiệm dịch vụ như spa hay tiệm nail, việc quy định rõ mức hoa hồng theo từng dịch vụ (ví dụ: gội đầu 10%, nối mi 15%) ngay trên bảng tính giúp thợ tự nhẩm được thu nhập trong ngày. Nhờ minh bạch, thợ làm việc hăng hái hơn và gắn bó lâu dài với tiệm.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay
Hãy tải ngay ứng dụng Google Trang tính về điện thoại và dành 15 phút tạo bảng tính ca làm cho tuần tới. Dành thời gian quản lý chặt chẽ từng đồng hoa hồng hôm nay sẽ giúp bạn thong thả kiểm soát dòng tiền và giữ chân nhân viên giỏi. Tiệm nail có thêm tiền tip thì xem bài tính tiền tip và hoa hồng cho thợ nail.
Nếu khó nhất với bạn không phải là công thức mà là biết tiền khách trả đang nằm ở chỗ ai (tài khoản tiệm, tài khoản riêng của thợ hay tiền mặt chưa nộp), Zô Cash (miễn phí) ghi từng khoản theo nhân viên nhận tiền từ ảnh bill. Zô Cash không tính hoa hồng; phần đó vẫn làm trên bảng tính như trên.
