Bạn muốn nhắc khách quen «đến hẹn cắt tóc rồi» hay báo ưu đãi tháng sinh nhật. Muốn vậy thì phải có số điện thoại. Nhưng xin thế nào cho khách không thấy phiền, và lưu thế nào cho đúng quy định? Nhiều tiệm vẫn làm kiểu cũ: nhân viên ghi số vào sổ, lưu vào Zalo cá nhân, rồi nhắn quảng cáo khi rảnh. Kiểu đó đã không còn ổn nữa.
Bài này không phải tư vấn pháp lý. Nó là cách làm thực tế để tiệm nhỏ xin số điện thoại khách hàng đúng tinh thần quy định về dữ liệu cá nhân, và giữ được lòng tin của khách.
Quy định nói gì, nói ngắn gọn
Nhiều người vẫn nhắc tới Nghị định 13/2023/NĐ-CP, văn bản đầu tiên về bảo vệ dữ liệu cá nhân ở Việt Nam. Từ ngày 1/1/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực, và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật thay thế Nghị định 13. Tinh thần chính vẫn giữ nguyên, thậm chí chặt hơn. Với tiệm nhỏ, những ý quan trọng là:
- Số điện thoại, họ tên của khách là dữ liệu cá nhân. Ghi trong sổ tay hay trong app đều vậy.
- Phải có sự đồng ý của khách, cho đúng mục đích bạn nói ra. Khách im lặng hay không phản đối không được coi là đồng ý.
- Khách được rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào, và bạn phải dừng dùng số đó cho mục đích đã rút.
- Chỉ dùng đúng mục đích đã nói. Xin số để nhắc lịch thì không tự ý dùng để quảng cáo, càng không đưa cho bên khác.
- Thông tin sức khoẻ (dị ứng, bệnh da, đang mang thai) thuộc nhóm nhạy cảm, cần cẩn thận hơn nữa.
Ngoài ra còn có quy định riêng về chống tin nhắn rác và cuộc gọi quảng cáo. Mức phạt cụ thể và các nghĩa vụ hồ sơ có thể khác nhau theo quy mô; nếu tiệm bạn có danh sách khách lớn, hãy hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Một câu dễ nhớ: nói rõ xin số để làm gì, chỉ dùng đúng việc đó, và để khách dừng bất cứ lúc nào chỉ bằng một tin nhắn.
Mẫu câu xin số tại quầy
Nên tách hai mục đích: nhắc lịch (khách thường thấy có ích) và ưu đãi, quảng cáo (khách có thể không muốn). Hỏi riêng từng cái.
Mẫu cho tiệm tóc, nail, spa:
«Chị cho em xin số Zalo để tiệm nhắn nhắc lịch lần sau nha. Tiệm chỉ nhắn nhắc lịch thôi, chị không muốn nhận nữa thì nhắn "dừng" là em xoá. Còn tin ưu đãi cho khách quen, chị có muốn nhận luôn không ạ?»
Mẫu cho quán cà phê, quán ăn:
«Quán có tin báo món mới và ưu đãi cho khách quen, mỗi tháng một hai tin. Anh có muốn nhận qua Zalo không? Không muốn lúc nào thì nhắn "dừng" là được.»
Khách nói «thôi em» thì cười, cảm ơn, không hỏi lại lần hai. Đó cũng là cách giữ khách.
Ghi lại sự đồng ý: một dòng là đủ
Bạn cần chứng minh được khách đã đồng ý, nếu sau này có người hỏi. Với tiệm nhỏ, mỗi khách một dòng:
| Tên | SĐT | Ngày đồng ý | Đồng ý cho | Cách đồng ý | Rút lại |
|---|---|---|---|---|---|
| Chị Lan | 09xx xxx 123 | 08/10/2026 | Nhắc lịch | Nói tại quầy, nhân viên Thảo ghi | |
| Anh Minh | 07xx xxx 456 | 08/10/2026 | Nhắc lịch, ưu đãi | Tự điền form, tích ô | 15/11: dừng ưu đãi |
Tên và số trong bảng là ví dụ minh hoạ.
Cách chắc chắn hơn lời nói là để khách tự điền: một mã QR dán ở quầy dẫn tới form có ô tích riêng cho từng mục đích, và ô đó không được tích sẵn.
Cho khách rút lại: dễ như lúc đồng ý
- Tin nhắn nào gửi khách cũng có một câu cuối: «Không muốn nhận tin, nhắn DỪNG.»
- Khách nhắn «dừng», «thôi», «đừng nhắn nữa» đều tính là rút lại.
- Trong ngày, ghi vào cột «Rút lại» và ngừng nhắn mục đích đó.
- Khách muốn xoá hẳn số thì xoá, và nhắn lại một câu xác nhận.
Những việc không nên làm
- Lưu số khách vào Zalo cá nhân của nhân viên. Người nghỉ việc mang theo cả danh sách khách.
- Chụp sổ khách gửi vào nhóm chat.
- Thêm khách vào nhóm Zalo quảng cáo khi chưa hỏi.
- Nhắn dồn dập: mỗi tuần vài tin là khách chặn số.
- Mua, bán, đổi danh sách khách với tiệm khác.
- Giữ số của khách đã ba năm không quay lại mà không có lý do.
Ai trong tiệm được xem danh sách khách cũng là chuyện cần quyết. Bài phân quyền cho nhân viên trên app quản lý tiệm có bảng mẫu.
Có danh sách rồi thì dùng thế nào
Một danh sách khách nhỏ nhưng khách tự nguyện tham gia đáng giá hơn nhiều so với ngàn số xin ép. Dùng nó để nhắc lịch đúng lúc, cảm ơn sau buổi làm, và gửi ưu đãi riêng cho người đã đồng ý. Bài giữ chân khách quen cho tiệm nhỏ có cách làm từng bước, còn mẫu tin cảm ơn qua Zalo có trong bài gửi lời cảm ơn qua Zalo OA.
Ở Zô, module danh sách khách hàng giữ lịch sử ghé tiệm, khách quen, nhắc lịch và ưu đãi riêng ở một chỗ, thay vì rải rác trong điện thoại của từng nhân viên. Chính chúng tôi cũng giữ nguyên tắc đó với khách của mình: không gửi tin quảng cáo, không gọi máy tự động.
Câu hỏi thường gặp
Khách tự nhắn Zalo cho tiệm thì có cần xin đồng ý nữa không?
Trả lời tin khách hỏi là bình thường. Nhưng nếu muốn đưa số đó vào danh sách để nhắn ưu đãi sau này, vẫn nên hỏi một câu.
Đồng ý bằng lời nói có được không?
Nên có dấu vết ghi lại được: khách tự tích form, hoặc khách nhắn «ok» qua Zalo. Đồng ý bằng lời thì ít nhất ghi ngày và người nhận.
Xin ngày sinh để tặng quà sinh nhật được không?
Được, nếu khách đồng ý và bạn nói rõ để làm gì. Chỉ cần ngày và tháng, không cần năm sinh.
Việc nên làm ngay hôm nay
Viết câu xin số của tiệm bạn, dán cạnh quầy cho nhân viên đọc theo. Thêm câu «nhắn DỪNG để không nhận tin» vào cuối mẫu tin nhắn. Và gom số khách đang nằm trong máy nhân viên về một chỗ do chủ quản lý.
Muốn danh sách khách quen nằm ở một chỗ, không trong máy từng nhân viên? Đặt lịch xem demo 20 phút để thấy cách Zô gom lịch hẹn, khách quen và nhắc lịch, miễn phí và không ràng buộc. Hoặc nhắn Zalo của Zô.
