Nhiều chủ tiệm nail hay quán ăn gia đình từng phải từ chối khách công ty chỉ vì không biết cách xuất hóa đơn điện tử. Nhiều người nghĩ phải sắm máy tính bàn đắt đỏ và thuê kế toán riêng thì mới làm được việc này. Thực tế, bạn có thể tự phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại; khi đã quen, mỗi hóa đơn chỉ mất vài phút.
Tiệm nào bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP (đã sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP) và các quy định về hóa đơn năm 2026:
- Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Với các ngành bán lẻ, ăn uống, làm đẹp, thường là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống: chưa bắt buộc; có thể đăng ký dùng tự nguyện, ví dụ khi hay có khách công ty cần hóa đơn.
Nếu chưa chắc tiệm mình ở nhóm nào, xem bài tiệm nhỏ có phải nộp thuế không năm 2026. Khách lẻ hỏi xin hóa đơn cho đơn nhỏ thì xem bài khách đòi xuất hóa đơn dưới 200 nghìn. Bài cập nhật đến tháng 10/2026, chỉ để tham khảo.
Vì sao hóa đơn điện tử từ máy tính tiền lại phù hợp với tiệm nhỏ?
Dạng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được thiết kế riêng cho các mô hình dịch vụ bán lẻ, ăn uống, làm đẹp. Mọi thao tác đều được tối giản để người không am hiểu công nghệ cũng làm chủ được ngay:
- Không nhất thiết phải mua máy tính bàn: nhiều nhà cung cấp hóa đơn có ứng dụng trên điện thoại, từ tính tiền đến xuất hóa đơn.
- Chi phí: mỗi nhà cung cấp có gói và giá riêng cho hộ kinh doanh; hãy hỏi báo giá vài nơi và so sánh. Cơ quan thuế cũng có thể có giải pháp hỗ trợ cho hộ nhỏ, hỏi cơ quan thuế quản lý tiệm.
- Không cần cắm USB token mỗi lần: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế, không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn.
Trước đây, mỗi lần khách công ty xin hóa đơn, nhiều tiệm phải nhờ dịch vụ làm giúp mất vài ngày. Với hóa đơn điện tử trên điện thoại, khách có thể nhận đường link hóa đơn qua Zalo hoặc email ngay sau khi thanh toán.
Chủ tiệm cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu?
Để tự tay xuất được hóa đơn điện tử trên điện thoại, bạn chỉ cần chuẩn bị sẵn 4 yếu tố đơn giản sau:
- Điện thoại thông minh: Máy chạy hệ điều hành Android hoặc iOS có kết nối mạng Internet (Wi-Fi hoặc 4G).
- Mã số thuế hộ kinh doanh: Mã số thuế của hộ kinh doanh (xem trong eTax Mobile).
- Đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT với cơ quan Thuế: Đăng ký hình thức "Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền". Bước này bạn có thể nhờ đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ nộp online; cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận.
- Cài ứng dụng hóa đơn trên điện thoại: Chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử có ứng dụng trên điện thoại và hỗ trợ hóa đơn từ máy tính tiền.
Hướng dẫn 4 bước xuất hóa đơn điện tử trong 3 phút
Khi có khách hàng doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn, bạn mở điện thoại và thực hiện theo đúng các bước sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng và chọn "Tạo hóa đơn": Đăng nhập vào ứng dụng hóa đơn trên điện thoại, bấm vào nút Tạo mới hoặc Lập hóa đơn ngay trên màn hình chính.
- Bước 2: Nhập Mã số thuế của khách hàng: Nhập chính xác dãy số Mã số thuế của công ty khách hàng vào ô tìm kiếm. Nhiều ứng dụng tự tra cứu thông tin người nộp thuế và điền sẵn tên công ty, địa chỉ; bạn chỉ cần kiểm tra lại.
- Bước 3: Chọn dịch vụ và nhập số tiền: Bấm chọn dịch vụ trong danh mục có sẵn (ví dụ: "Dịch vụ chăm sóc móng", "Set ăn trưa văn phòng") hoặc tự nhập tên dịch vụ và số tiền thực tế khách đã thanh toán.
- Bước 4: Bấm "Phát hành" và gửi cho khách: Rà soát lại thông tin trong 5 giây, sau đó bấm nút Phát hành. Ứng dụng sẽ tự động gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để lấy mã. Ngay sau đó, bạn bấm Chia sẻ để gửi đường link hóa đơn PDF cho khách qua Zalo, Viber hoặc Email.
Mẹo nhỏ giúp làm quen nhanh và tránh sai sót
Trong quá trình thao tác hàng ngày, bạn chỉ cần lưu ý một số mẹo nhỏ dưới đây để việc quản lý hóa đơn diễn ra êm đẹp:
Lời khuyên quan trọng nhất: Hãy luôn gõ đúng Mã số thuế của khách hàng và bấm "Tra cứu". Tuyệt đối không tự gõ tay tên công ty hay địa chỉ để tránh bị gõ sai chính tả, gây phiền phức khi phải điều chỉnh hóa đơn sau này.
Ngoài ra, bạn nên cài đặt sẵn danh mục các dịch vụ hay bán nhất vào ứng dụng. Ví dụ tiệm spa có 5 dịch vụ chính, tiệm ăn có 10 món chủ đạo, hãy lưu sẵn tên và đơn giá. Khi xuất hóa đơn, bạn chỉ việc chạm tay chọn món thay vì gõ lại từ đầu, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Đừng chờ đến khi có khách hàng doanh nghiệp hỏi hóa đơn mới vội vã tìm cách xử lý. Ngay hôm nay, bạn nên thực hiện các bước sau:
- Tải ngay một ứng dụng hóa đơn điện tử uy tín về điện thoại để xem qua giao diện.
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hoặc cán bộ thuế quản lý địa bàn để làm thủ tục đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Thực hành thử xuất 1 hóa đơn nháp để quen các thao tác chạm, bấm trên màn hình điện thoại.
Khi đã quen, mỗi lần xuất chỉ mất vài phút: tiệm vừa phục vụ được khách công ty, vừa sẵn sàng khi doanh thu chạm mốc phải dùng hóa đơn bắt buộc. Đừng quên ghi doanh thu đầy đủ, kể cả các đơn không xuất hóa đơn; xem bài ghi sổ doanh thu bằng Zalo.
