Cuối tháng đến, quyển sổ bìa xé dán tơi tả chất đống trên bàn thu ngân khiến bạn đau đầu. Vài tờ giấy dính vết mỡ ngấm nước trà làm mờ số tiền, còn khách quen thì lâu không thấy ghé qua trả. Bán buôn nhỏ lẻ vốn đã ít, tiền nằm trong túi người khác mà ngại mở lời đòi thì thật vô cùng mệt mỏi.
Vì sao cuốn sổ tay đang âm thầm làm bạn thất thoát tiền?
Nhiều chủ tiệm tạp hóa hay quán nước cổng trường vẫn giữ thói quen tiện tay lấy cây bút bi ghi đại vài chữ vào tờ sổ lò xo. Thói quen này tưởng nhanh nhưng ẩn chứa 3 rủi ro rất lớn đối với gian hàng của bạn:
- Thất lạc và rách hỏng: Sổ ngấm nước, bị gián cắn hoặc em bé nghịch làm rách mất vài trang là xem như mất trắng tiền nợ.
- Cộng nhầm, ghi thiếu: Giờ cao điểm khách đông, bạn ghi vội 'anh Ba nợ 45k'. Đến cuối tháng không nhớ anh Ba nào, nợ từ bao giờ và bán món gì.
- Tâm lý ngại nhắc: Đến nhà đòi thì sợ mang tiếng 'tính toán', nhắn tin trực tiếp thì không biết viết sao cho lịch sự để không mất lòng hàng xóm.
App ghi nợ miễn phí: Giải pháp gọn nhẹ nằm trọn trong điện thoại
Trên chợ ứng dụng Android lẫn iPhone có nhiều ứng dụng sổ ghi nợ, sổ bán hàng tiếng Việt có bản miễn phí. Khi chọn, xem kỹ: có sao lưu dữ liệu không (đổi máy có mất không), bản miễn phí giới hạn gì, ai được xem dữ liệu của bạn. Nếu chưa muốn cài app, một bảng tính trên điện thoại cũng làm được việc này.
Lợi ích chính khi chuyển từ sổ tay sang điện thoại: số nợ tự cộng, mỗi khoản có ngày và ghi chú món hàng, tìm khách theo tên là thấy ngay. Bảng tính mẫu có thể tham khảo trong bài tạo file Google Sheets theo dõi thu chi.
Hướng dẫn 4 bước ghi nợ chuẩn xác chỉ trong 30 giây
- Bước 1: Chọn công cụ. Tải một ứng dụng ghi nợ bạn thấy dễ dùng từ App Store hoặc Google Play, hoặc mở một bảng tính mới với các cột: Ngày, Tên khách, Món hàng, Nợ thêm, Đã trả, Còn nợ.
- Bước 2: Tạo danh bạ khách nợ. Nhập tên khách (ví dụ: 'Chị Lan - nhà số 12') cùng số điện thoại Zalo của khách.
- Bước 3: Ghi nhận khoản nợ mới. Mỗi khi khách nợ, bạn chọn tên khách, gõ đúng số tiền (ví dụ: 85.000đ), ghi chú nhanh '1 thùng mì + 2 chai nước mắm' rồi bấm Lưu.
- Bước 4: Gạch nợ khi nhận tiền. Khi khách trả bớt hoặc trả hết (ví dụ: chuyển khoản 50.000đ), ghi ngay khoản đã trả để số còn nợ tự cập nhật. Kiểm tra tiền đã thật sự về tài khoản rồi mới gạch.
Cách gửi lời nhắc nợ qua Zalo vừa lịch sự vừa kéo tiền về nhanh
Một số app ghi nợ có sẵn nút gửi nhắc nợ; nếu không, bạn tự soạn một mẫu tin và lưu lại để dùng mỗi lần. Khi đến lịch thu tiền, nhắn qua Zalo một câu lịch sự, ví dụ: 'Dạ em chào chị Lan, tiệm xin gửi bảng tổng hợp công nợ tính đến hôm nay là 235.000đ. Chị xem qua giúp em nhé, em cảm ơn chị!'
Gửi kèm mã VietQR có sẵn đúng số tiền nợ (tạo trong app ngân hàng của bạn), khách quét là trả được ngay, không phải hỏi lại số tài khoản. Cách tạo mã có số tiền có trong bài tạo mã VietQR động có sẵn số tiền; cách đưa mã ra màn hình để gửi nhanh có trong bài đưa mã VietQR ra màn hình điện thoại.
Lời khuyên quan trọng nhất để thu hồi nợ nhẹ nhàng
Hãy ghi nợ ngay lập tức khi khách vừa rời đi và chốt công nợ vào một ngày cố định trong tuần hoặc cuối tháng. Thói quen minh bạch, rõ ràng từ đầu sẽ giúp bạn giữ trọn tình nghĩa hàng xóm mà đồng vốn vẫn xoay vòng liên tục.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Đừng chờ đến khi cuốn sổ bìa rách hỏng thêm vài trang nữa. Ngay hôm nay, dành 5 phút chọn một app ghi nợ hoặc mở một bảng tính, nhập thử 3 khách nợ quen thuộc nhất và soạn sẵn mẫu tin nhắc nợ Zalo. Bạn sẽ thấy việc theo dõi tiền nợ nhẹ nhàng hơn nhiều.
