Trước đây, phần lớn hộ kinh doanh nhỏ chỉ cần nhận thông báo thuế khoán rồi đi nộp. Từ năm 2026, hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai: tự ghi doanh thu, tự nộp tờ khai, tự nộp tiền đúng hạn. Nhiều người lo nhất không phải số thuế, mà là không biết bắt đầu từ đâu và sợ làm sai bị phạt.
Bài này đi theo đúng thứ tự một người mới cần làm. Quy định về thuế đang được hướng dẫn và điều chỉnh liên tục, nên ở những chỗ có con số cụ thể, bạn hãy đối chiếu lại với cơ quan thuế quản lý tiệm mình trước khi nộp.
Bước 0: Biết mình đang ở đâu
Trước khi mở ứng dụng nào, trả lời ba câu:
- Tiệm đã có giấy đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế chưa? Từ giữa năm 2025, số định danh cá nhân (số căn cước) được dùng thay cho mã số thuế cá nhân. Nếu bạn chưa rõ hộ của mình đang dùng mã nào, xem bài đã có mã số thuế cá nhân thì đăng ký hộ kinh doanh thế nào.
- Doanh thu một năm khoảng bao nhiêu? Hộ có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế vẫn có thể phải khai báo doanh thu, chỉ là không phải nộp thuế. Ngưỡng này đã được nâng lên trong các thay đổi năm 2025–2026; hỏi cơ quan thuế con số đang áp dụng cho tiệm bạn.
- Cơ quan thuế quản lý tiệm là ai? Thường là thuế cơ sở nơi tiệm đặt địa điểm kinh doanh. Lưu số điện thoại bộ phận hỗ trợ, bạn sẽ cần.
Muốn nắm bức tranh chung trước, đọc thuế hộ kinh doanh 2026: những thay đổi chính.
Bước 1: Chuẩn bị tài khoản và giấy tờ
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử. Bạn có thể đăng nhập cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile. Hiện có thể đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử mức 2 (VNeID). Cách cài và dùng ứng dụng có trong bài nộp thuế tại nhà qua eTax Mobile.
- Tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh, có đăng ký nộp thuế điện tử. Nên tách khỏi tài khoản sinh hoạt gia đình.
- Bản chụp giấy đăng ký hộ kinh doanh, căn cước của chủ hộ, để trong một thư mục trên điện thoại.
- Sổ ghi doanh thu: giấy, Excel hay app đều được, miễn là ghi đều và giữ được.
Bước 2: Ghi doanh thu mỗi ngày, không dồn cuối kỳ
Tờ khai chỉ đúng khi sổ đúng. Ghi doanh thu hằng ngày, tách rõ tiền mặt và chuyển khoản, giữ chứng từ đi kèm (bill, sao kê). Người mới hay sai ở chỗ: tháng đầu ghi đủ, tháng thứ hai bắt đầu «để cuối tuần ghi luôn», đến cuối quý thì phải ngồi đoán.
Một mẹo nhỏ: mỗi tối chốt hai con số, tổng tiền mặt và tổng chuyển khoản, rồi đối chiếu phần chuyển khoản với sao kê ngân hàng mỗi tuần. Bài tải sao kê VietQR theo ngày chỉ cách lấy sao kê trên điện thoại.
Sổ doanh thu là việc của mỗi ngày, tờ khai là việc của mỗi kỳ. Ghi đều thì nộp tờ khai chỉ mất vài phút; dồn lại thì nộp tờ khai là cả một buổi đoán số.
Bước 3: Xác định kỳ khai và hạn nộp
Hộ kinh doanh khai thuế theo tháng hoặc theo quý; hộ nhỏ thường thuộc diện khai theo quý. Kỳ cụ thể của tiệm bạn do cơ quan thuế xác định, nên hỏi một lần cho chắc. Theo quy định chung về quản lý thuế, hạn nộp tờ khai thường là:
| Kỳ khai | Hạn nộp tờ khai (quy tắc chung) | Ví dụ |
|---|---|---|
| Theo tháng | Ngày 20 của tháng sau | Doanh thu tháng 10 nộp chậm nhất 20/11 |
| Theo quý | Ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau | Quý IV nộp chậm nhất 31/01 năm sau |
Hạn nộp tiền thuế thường trùng hạn nộp tờ khai. Nếu ngày cuối rơi vào ngày nghỉ thì được lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Đặt nhắc lịch trên điện thoại trước hạn 5 ngày.
Bước 4: Nộp tờ khai
- Đăng nhập cổng thuế điện tử hoặc eTax Mobile.
- Chọn mục khai thuế, chọn tờ khai dành cho hộ, cá nhân kinh doanh. Mẫu tờ khai có thể được cập nhật theo hướng dẫn mới, nên chọn đúng mẫu hệ thống đang hiển thị hoặc hỏi cán bộ thuế.
- Chọn kỳ khai (tháng hay quý nào), nhập doanh thu theo từng nhóm ngành nghề. Tiệm vừa bán hàng vừa làm dịch vụ thì tách riêng, vì mỗi nhóm có tỷ lệ thuế khác nhau.
- Kiểm tra lại số, chụp màn hình trước khi bấm nộp.
- Lưu thông báo đã tiếp nhận tờ khai (thường gửi qua email hoặc hiện trong ứng dụng).
Bước 5: Nộp tiền và lưu giấy tờ
Sau khi tờ khai được tiếp nhận, nộp tiền qua ứng dụng thuế hoặc ngân hàng đã liên kết. Lưu chứng từ nộp tiền cùng thư mục với tờ khai. Nếu phát hiện khai sai, bạn có thể nộp tờ khai bổ sung; làm càng sớm thì tiền chậm nộp càng ít.
Sáu lỗi người mới hay gặp
- Chỉ khai phần chuyển khoản, quên tiền mặt.
- Gộp tiền nhà và tiền bán hàng trong một tài khoản rồi không tách được.
- Chọn nhầm nhóm ngành nghề, tính sai tỷ lệ.
- Không lưu thông báo tiếp nhận, đến khi cần không chứng minh được đã nộp.
- Để sát hạn mới làm, gặp lúc hệ thống chậm.
- Ngại hỏi cơ quan thuế. Thực tế cán bộ thuế cơ sở thường hướng dẫn khá kỹ cho hộ mới chuyển đổi.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu thấp, có cần khai không?
Có thể vẫn cần khai doanh thu dù không phải nộp thuế. Hỏi cơ quan thuế quản lý tiệm để biết ngưỡng và nghĩa vụ đang áp dụng.
Tôi có cần hoá đơn điện tử không?
Tuỳ quy mô và ngành nghề. Hộ có doanh thu lớn có thể thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Xác nhận với cơ quan thuế trước khi mua dịch vụ.
Có nhờ người khác khai hộ được không?
Được, nhưng chủ hộ vẫn chịu trách nhiệm về số liệu. Dù nhờ ai, bạn vẫn nên tự giữ sổ doanh thu.
Làm gì ngay tuần này
Hỏi cơ quan thuế ba điều: kỳ khai của tiệm, mẫu tờ khai đang dùng, ngưỡng doanh thu đang áp dụng. Rồi bắt đầu ghi doanh thu mỗi tối, tách tiền mặt và chuyển khoản.
Nói rõ để khỏi hiểu nhầm: Zô không làm kê khai thuế và không thay sổ sách kế toán theo quy định. Zô Cash là sổ quỹ miễn phí giúp bạn biết mỗi ngày thu bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu chuyển khoản, và tiền đang ở chỗ ai, có báo cáo theo ngày, tuần, tháng, năm. Những con số ấy giúp bạn tự ghi sổ doanh thu cho đều. Cách ghi sổ quỹ để tối không phải đối soát có trong bài sổ quỹ cho tiệm nhỏ. App sắp có trên các chợ ứng dụng, bạn để lại số ở trang Zô Cash để nhận tin ngày mở tải về.
